El Certificado de Ingresos y Retenciones es un documento que muestra la cantidad de dinero ya abonada a la Agencia Tributaria a través de las retenciones de IRPF aplicadas regularmente en las nóminas o facturas emitidas por un negocio.
Es obligatorio que las empresas proporcionen este certificado a todos los trabajadores que hayan prestado servicios, ya sea como empleados o por cuenta propia como autónomos. Este documento también es relevante para profesionales y arrendadores de locales o propiedades. El certificado debe detallar los ingresos o pagos realizados durante el año anterior, así como las deducciones y retenciones aplicadas en las nóminas o facturas.
Básicamente, el certificado garantiza que la empresa ha declarado adecuadamente la cantidad de retenciones por los servicios prestados. Además, solo incluye los impuestos retenidos después de realizar el pago. Por lo tanto, si hay facturas pendientes o pagos por hacer a los empleados, no aparecerán en el certificado hasta que se realice el pago completo.
¿Para qué sirve el certificado de retenciones?
El certificado de retenciones es esencial para respaldar las retenciones o pagos del IRPF realizados en el año anterior. Es de suma importancia para los trabajadores, ya que les permite completar correctamente su Declaración de la Renta.
Por otro lado, para las empresas, este certificado representa todas las retenciones realizadas a empleados y colaboradores que han emitido facturas. En este sentido, proporciona una cifra precisa del IRPF retenido y pagado a Hacienda durante el último año.
Es obligatorio para las empresas:
Según lo establecido en el artículo 108.3 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, el certificado de retenciones e ingresos es una obligación para el retenedor, es decir, la empresa que realiza el pago de la nómina mensual o factura.
Las empresas están obligadas a proporcionar el certificado de ingresos y retenciones a: todos los empleados contratados durante el último año; a todos los colaboradores con una relación comercial que recibieron pagos mediante facturas, aplicando IVA y la retención de IRPF; y finalmente, a aquellos que recibieron pagos por alquiler de inmuebles u otros intereses sujetos a IRPF.
Además, este certificado debe ser entregado antes del inicio de la campaña de la renta. Sin embargo, si el empleado o colaborador no recibe el certificado de retenciones e ingresos, tiene derecho a solicitarlo directamente a la empresa que realizó las retenciones. En caso de situaciones especiales, como dejar de trabajar para la empresa o tener una relación conflictiva, también se puede obtener el certificado directamente de Hacienda. Este trámite puede realizarse tanto de forma presencial como telemática.
¿Qué pasa si no emito el certificado de retenciones?
La responsabilidad de la empresa retenedora no se limita a emitir el certificado; también debe enviarlo a los colaboradores o empleados antes de que comience la campaña de presentación de la Declaración de la Renta.
Si la empresa no envía todos los certificados en la fecha establecida por el calendario de la declaración de la renta, se enfrentará a una infracción administrativa leve de 150 euros por cada certificado no enviado, según lo estipulado en el Real Decreto 2063/2004.
Como se expone en el artículo 19 del Reglamento General del régimen sancionador tributario:
Se considerará que se ha cometido la infracción cuando los obligados tributarios que deben retener o ingresar a cuenta no pongan a disposición de los perceptores de las rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta, antes de los plazos de presentación de las declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones de datos o solicitudes de devolución del tributo al que se refiera dicha retención o ingreso a cuenta, el certificado que deben emitir en favor de dichos perceptores, según lo establecido en la normativa reguladora del tributo.
¿Cuánto debo retener a un trabajador?
Los empleados también tienen la responsabilidad de informar a la empresa sobre cualquier cambio en sus datos fiscales. Al iniciar una relación laboral, el empleado debe completar el modelo 145, el cual suele ser proporcionado por la empresa. En caso contrario, siempre debe ser solicitado.
El modelo 145 es una declaración en la que se proporcionan a la empresa los datos personales y familiares necesarios para calcular la retención del IRPF en la nómina. Es crucial completar este formulario de manera precisa, ya que la empresa utiliza estos datos para calcular las retenciones.
Si los datos proporcionados no son correctos y el empleado está obligado a presentar la declaración de la renta, será el empleado quien pueda enfrentar una multa del 35% sobre las cantidades que no fueron retenidas, ya que la empresa aplicó incorrectamente el IRPF.
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